Антикризисное бюро Константина Дыкина

«Почему наши планы не исполняются и мы не верим в планирование?

100% людей, которых я знаю не верят в планирование как один из инструментов изменения собственной жизни и достижения целей. Обычны мы говорим — зачем планировать, если планы все равно не исполняются и все идет по другому? Мне ли это не знать, ведь я чемпион по планам, которые не исполнялись. Именно поэтому в определенный момент я стал задавать себе вопрос — в чем причина?

Причин, как часто оказалось, две — в том как мы планируем и в том как мы исполняем наши планы. О том как мы исполняем планы, о самодисциплине или осознанности, о том, что нам обычно мешает эти планы исполнять мы поговорим чуть позже. А сейчас о том — в чем ошибка нашего планирования. Почему это важно? Потому, что если мы неверно планируем, то потом собственно и возникают проблемы исполнения, дисциплины, сроков и результатов. Это очень важно понять — даже если Вы полны энтузиазма и мотивации, то это не означает, что вы исполните свой план. И дело может быть не в Вас, а в том, что план не реалистичный. Я в своей жизни разработал наверное несколько тысяч планов для себя и других, а также имел возможность наблюдать как они исполняются, точнее не исполняются. Причем, как на личном уровне, так и на уровне корпораций.

Причина этого в определенном подходе к планированию, который заложен так называемым Project Managment — некой дисциплиной, описывающей подход к управлению проектами. И прошло много времени, прежде, чем я понял, что этот подход имеет существенные ограничения в ситуациях с высокой неопределенностью или дефицитом ресурсов. Этот подход пришел из мира больших корпораций, в первую очередь из строительства, а системно был основан на Манхеттенском проекте и смысл этого подхода в определении задач, результатов, сроков и назначения ресурсов для исполнения задач. Любой менеджер проекта действует по протоколу — он определяет измеримые цели, потом разрабатывает список и последовательность задач, включая контрольные точки, а потом назначает сроки и соответствующие ресурсы в виде исполнителей, бюджетов, компетенций и т.д. Цель менеджера проекта уложиться в срок и бюджет, который тщательно согласовывается до запуска проекта. Именно критерий соблюдения дедлайнов сформировал понятие критического пути и обусловил само понятие контроля исполнения планов по контрольным точкам.

Это очень мощная технология, которая изменила мир, но она плохо применима для обычного человека, для стартапов, для исследований и вообще для любых ситуаций с высокой неопределенностью, когда условия могут меняться, возникать неожиданные препятствия. А самое главное, когда ресурсы крайне ограничены или вообще дефицитны.

Мое перосмысление этого подхода началось когда я занялся продюсированием кино, потому, что продюсирование независимого кино проекта идеально описывает ситуацию, когда обычный проектный менеджмент не работает. И мне пришлось разработать новый, значительно более реалистичный и прагматичный подход. Когда я стал интересоваться этой проблемой глубже, то я нашел признаки такого-же подхода в разработках сложных продуктов, включая agile и scrum, и вообще итеративный подход. Но, чтобы понять мощь этого подхода мне пришлось изменить само понимание пути. Это не сложно понять. Вот несколько иллюстративных ситуаций.

1. Для начала надо научиться правильно измерять путь. Это не сложно понять. Обычно, путь измеряется в километрах. Но если Вы едете на машине, то 10 км. по трассе КАРДИНАЛЬНО отличаются от 10 км. по московским или любым пробкам. Это означает, что если Вы едете по трассе, то измерять расстояние в километрах — нормально, но измерять расстояние в Москве в километрах безумие. Езда в пробках абсолютно точно соответствует нашей жизни — мы никогда не можем знать заранее, где мы проскочим, где будет глухой затор. Мы можем только примерно знать часы пик. Поэтому, когда мы прокладываем путь в сложной ситуации, то мы измеряем путь не в расстояниях, а препятствиях. Можно сказать так, что длительность пути там где нет препятствий стремиться к нулю по сравнению с участками, где приходиться преодолевать препятствия. Но это еще не все. Важно отношение. Что это значит?
2. Если Вы стоите в пробке в городе, то это, конечно раздражает Вас, но в целом Вы понимаете, что это нормально. Вы слушаете музыку, аудио книги, общаетесь по телефону. Для Вас это привычный режим. Это значит, он становиться частью вашей жизни, Вы понимаете, что если будете ехать в потоке, то доберетесь за стандартное время, а если будете из кожи вон лезть, то возможно сможете выиграть несколько минут. Однако, если пробка НЕОЖИДАННО возникает на трассе, т.е. там, где Вы ее не ожидали, это приводит Вас в бешенство и фрустрацию. Ваши планы летят, Вы испытываете стресс.
3. Наконец, представьте следующую ситуацию. Вы идете в поход и Вам нужно нести рюкзак. Это означает, что Ваша способность нести вес ограничена, но поскольку питаться надо каждый день, то по мере окончания запаса, Вы заходите в населенные пункты и докупаете еду. Т.е. Вы заранее понимаете, что существенной частью Вашего продвижения будет возобновление ресурсов, Вы ЗАРАНЕЕ исходите из дефицита ресурсов.
4. Теперь представьте ситуацию, что Вы едете на машине по незнакомой и красивой стране, и, хотя, Вам надо попасть в определенную точку, Вам все время хочется посмотреть красоты по пути. С одной стороны, Вы имеете цель, но с другой стороны возможность полюбоваться природой или архитектурой, возможность остановиться и поесть в уютном семейном ресторане дает Вам тот непередаваемый кайф, который все мы ищем в путешествиях. Это совершенно не похоже на сфокусированную работу, когда Вам надо, не отвлекаясь на красивые места, просто гнать машину до пункта назначения. Получение наслаждения в пути составляет самый важный аспект путешествия.
5. Все мы любим гулять пешком. И такая прогулка подразумевает, что мы идем в собственном темпе, общаясь на интересные темы, любуясь окрестностями и наслаждаясь погодой. В таком неспешном темпе мы способны пройти очень значительное расстояние, причем, не ощущать усталость. И сравните это с необходимостью быстро пройти из одной точки в другую. Энергия, которую мы тратим в значительной степени определяется не расстоянием, а нашим состоянием. Это происходит потому, что наш организм способен восстанавливать энергию, и эта способность сильно зависит от нашего психологического состояния и скорости движения. Общее правило таково — тише едешь — дальше будешь. Т.е. мы реально способны пройти ЗНАЧИТЕЛЬНО большее расстояние, если мы идем в удобном темпе, радуясь и наслаждаясь, потому, что даем организму возможность восстанавливать ресурсы. А если мы начинаем бежать изо всех сил, то быстро устаем до такой степени, что измотанный организм не способен двигаться, либо только ценой каких-то проблем со здоровьем.

Именно так, естественно мы ведем себя в жизни:

1. Мы измеряем путь в препятствиях, а в не километрах.
2. Мы настраиваемся на длительно и возможно медленное движение, позволяя себе делать несколько дел одновременно. Мы не переживаем, когда движение приостанавливается или замедляется.
3. Временная остановка никак не фрустрирует нас и не отражается на нашем намерении.
4. Мы понимаем, что наши ресурсы ограничены, поэтому мы понимаем, что будем уделять много времени поиску необходимых ресурсов. И эти задержки также не напрягают нас. И это никак не фрустрирует нас и не отражается на нашем намерении. Почему?
5. Потому, что мы понимаем, что путь к цели и есть наша жизнь, или по крайней мере значительная часть жизни, поэтому мы естественно получаем удовольствие от настоящего момента, не отказывая себе в радости свернуть и посмотреть что-то интересное, поговорить с новыми людьми. Возможно они подскажут более короткий путь или расскажут как легко получить дефицитные ресурсы.
6. Мы двигаемся настолько медленно, чтобы с одной стороны неумолимо двигаться к цели, а с другой успевать получать радость и давать организму возможность для восстановления.
7. И мы регулярно делаем привалы, отдыхаем и во время отдыха мы естественно переключаемся на что-то другое. И это также никак не фрустрирует нас и не отражается на нашем намерении.
8. Мы двигаемся небольшими перебежками от стоянки к стоянке.
9. Мы можем выбирать любую тропинку, но всегда держим в уме то место, где хотим оказаться вечером.
10. Мы учитываем, что по пути мы можем куда-то свернуть, чтобы полюбоваться особенно красивым озером или поговорить с интересным человеком.

Таким образом, правильный подход к планированию выглядит так:

1. Ваша конечная цель — это просто цепь небольших промежуточных целей, которые Вы можете достигать разными путями. Именно промежуточные цели будут создавать карту Вашего маршрута.
2. На Вашем пути будет много препятствий, поэтому измеряйте путь в препятствиях, ищите не самый короткий путь, а там где МЕНЬШЕ препятствий, где ЛЕГЧЕ идти, где БОЛЬШЕ мест отдыха, где БОЛЬШЕ людей, с которыми можно поговорить.
3. На самом деле Вы не знаете когда достигнете цели, Вы можете идти месяц, год, поэтому Ваш путь и будет Вашей жизнью. Это значит прокладывайте путь так, чтобы получать максимальное наслаждение в ПУТИ, а не когда достигнете цели.
4. Вам будут встречаться препятствия и тупики, когда Вам придется возвращаться, делать длительные обходы, задерживаться. Поэтому не переживайте о скорости движения и следуйте п.3. Постоянная радость и мотивация обеспечат Вам постоянное движение. Цели достигает не самый быстрый, а самый упорный. Основа упорства не в силе, ибо сила быстро кончается. Основа упорства в радости, которую Вы получаете от движения. Радость не заканчивается никогда.
5. Помните, что сначала 95% всего времени Вы будете тратить на получение ресурсов, а не непосредственное движение к цели. Это означает, что получение ресурсов и будет означать Ваше движение к цели. Чем больше ресурсов Вы соберете в процессе движения, тем быстрее и легче будет происходить Ваше движение к цели. Помните, что движение к цели это на 90% сбор ресурсов и преодоление препятствий, и лишь 10% исполнение запланированных Вами задач. Помните о п.3.
6. Ваша способность радоваться зависит от способности делать что-то не спеша, со вкусом, разжевывая каждое новое приключение, поэтому в начале пути планируйте не более 30% всех обязательных дел, а остальное время оставляйте на неожиданные и непредвиденные обстоятельства. По мере прохождения пути, обретения знания, сбора ресурсов Ваша эффективность и мастерство будет возрастать ЕСТЕСТВЕННО. Это значит, что постепенно Вы сможете делать 40, 50,70% от запланированного, потом 100, 120 и 200% от запланированного. При этом Вы по прежнему будете получать удовольствие. Любой начинающий совершает массу ненужных усилий, тратит массу энергии и переживает от своего медленного прогресса. Это говорит о его жадности и нетерпеливости. Мастер лишь улыбается и двигает горы движением брови. Ученик смотрит на это и видит эффективность, но не видит годы, которые мастер потратил на это.
7. Делите дела на срочные, которые надо сделать обязательно как можно быстрее и возможные, которые можно сделать позже. 30% времени тратьте на срочные дела. Остальное время оставляйте непредвиденным делам. Если непредвиденных дел нет, а срочные дел все сделаны, то делайте возможные. По мере роста эффективности срочные дела быстро будут сделаны и останутся только возможные. Так Вы перестанете спешить и торопиться и всегда будете в спокойном и радостном состоянии, ибо спешка фрустрирует больше всего.
8. Не спешите. Спешка как правило крайне редко обусловлена объективной необходимостью, а более всего нашим страхом и тревожностью. Делайте свой график так, чтобы никогда не спешить. Когда Вы не спешите, Вы можете работать долго и регулярно, получая удовольствие и сохраняя мотивацию.
9. Разбивайте свои цели на как можно меньшие промежуточные шаги, чтобы промежуточные цели были как можно легче для достижения. Ваша скорость движения и способность зависит от того, каких ежедневных усилий Вам требуется для достижения ежедневных целей. Такие цели должны быть настолько малыми, чтобы не утомлять Вас и позволять достигать из в течении 25-30% дня. Тогда У Вас все время будет ощущение достижения и победы и оставаться время, чтобы сделать что-то еще. Лучше сделать легкий план и постоянно опережать его, чем очень трудный и постоянно ощущать себя отстающим. Ваша мотивация более важна, чем ваши усилия.
10. Планируйте полноценный отдых. Чем лучше Вы отдыхаете, тем более эффективно двигаетесь. Если Вы работаете по 16 часов в сутки это говорит о Вашей тревожности или алчности, а не о Вашей эффективности. Или о том, что Вы раб обстоятельств, людей или собственных страстей. Говорить о пути раба вообще не имеет смысла. Раб не имеет своего пути — он идет туда, куда его посылает хозяин.
11. Будьте гибкими в определении разных стратегий. Неважно каким путем Вы идете, Важно получать от этого радость и в конечном итоге обрести желаемое. Если тропа петляет, это не беда, главное сохранять темп и правильное направление. Чем выше горы, тем более извилистый путь. Он долгий, но самый безопасный и надежный. Можно карабкаться на вертикальную стенку, но это не означает, что это приближает Вас к цели. Помните, что путешественники всегда избегают сложных путей и стремятся находить простые решения. На скалы карабкаются люди, которым чего-то не хватает. Вы уверены, что Вам этого не хватает? Если хотите лезть в гору, подумайте — зачем?
12. Всегда смотрите по сторонам. Возможно в процессе Вы проходите мимо места, которое в 1000 раз лучше и красивее того, куда Вы стремитесь. Часто сильное стремление к цели делает людей слепыми и они не видят массы окружающих их возможностей. Если Вы свернули немного в сторону, то возможно узнали что-то новое. Конечно, идти по ровной прямой дороге к цели — очень хорошо и приятно. Но в жизни прямых и ровных дорог не бывает, к тому же в жизни бывает так, что пока Вы идете к цели — она перемещается, отдаляется, или просто исчезает.  Много людей приходят туда, куда они стремились долгие годы, а потом обнаруживают, что здесь ничего нет. Если Вы смотрите по сторонам, то возможно видите вокруг много сокровищ, несравненно более ценных, чем те, к которым Вы стремитесь.
13. Всегда помните про п.3.  Помните, что 100% людей бросает свои цели и оставляют пути не потому, что у них кончились силы, а потому что у них кончилась радость, мотивация и интерес.»

Алексей Крол